In Berlin wird ausgebildet und in die Personalentwicklung investiert. Doch bei speziellen Bedarfen reicht das oft nicht aus. Externe Recruiter sind dann die Lösung.

Externer Sachverstand ergänzt und professionalisiert die Personalabteilung

Das Unternehmen Bausch & Lomb, mit Hauptsitz in Rochester, New York, ist einer der international führenden Hersteller von technologieorientierten Produkten für das Auge - darunter Kontaktlinsen, chirurgische Instrumente und Pharmazeutika. Am weltweit zweitgrößten Pharma-Standort in Berlin-Spandau werden rund 600 Mitarbeiter beschäftigt. Hier ist auch das neue europäische Konzern-Kompetenzzentrum für Forschung und Entwicklung im Geschäftsbereich Pharma. In Berlin wird auch ausgebildet und in die Personalentwicklung investiert, um Mitarbeiter zu fördern um freie Stellen auch intern besetzen zu können. Darüber hinaus sucht das Unternehmen aber auch Personal am externen Arbeitsmarkt und nutzt hierzu auch spezialisiertes Know-how externer Personalberatungen. Michael Hartmann, Personalchef von Bausch & Lomb Deutschland, Österreich und Schweiz klärt das Warum im Interview mit pharmahauptstadt.de auf.

Bei der Gewinnung externer neuer Mitarbeiter nutzt Bausch & Lomb auch das Know-how von Personalberatungsunternehmen. Warum das?

Wenn wir neue Mitarbeiter einstellen, dann betrifft das im Allgemeinen Fachkräfte, Spezialisten und auch Führungskräfte. Dabei sind teilweise auch Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich, über die unsere internen Mitarbeiter zum Zeitpunkt des Bedarfs nicht verfügen. Wir können diese daher kurzfristig nicht aus dem Pool der jungen Menschen, die wir selbst ausbilden und derer, die wir weiterentwickeln, rekrutieren. So sind unsere Auszubildenden nach Abschluss der Ausbildung Anfang bis Mitte 20 und ehrgeizig, aber: Es fehlt ihnen für diese Stellen häufig noch an der notwendigen Berufserfahrung und Qualifikation. Beispielsweise, wenn wir in der globalen Konzern-Organisation die Aufgabe bekommen, ein bestimmtes Produkt in Deutschland zu entwickeln. Solche Bedarfe lassen sich häufig auch nicht genau planen, so dass dieser Bedarf an Spezialisten kurzfristig gedeckt werden muss und wir deshalb am externen Arbeitsmarkt Mitarbeiter rekrutieren, auch mit Unterstützung von externen Recruitern.

Heißt das, Sie wenden sich bei jedem neuen Bedarf an die passende Personalberatungsfirma?

Um beste Erfolge bei der Personalsuche zu erzielen, arbeiten wir in der Regel bei der externen Personalsuche mit ausgewählten Personalberatern zusammen. So haben wir uns vor einiger Zeit entschieden – was mittlerweile viele Firmen tun – das Thema Recruiting weiter zu professionalisieren. Für Bausch + Lomb arbeiten mittlerweile zahlreiche externe Recruiter exklusiv in Europa. Sie arbeiten somit ganz eng mit unserem Personalteam z.B. in Berlin zusammen. Damit steht uns die Expertise eines externen Beratungsunternehmens intern zur Verfügung, zusätzlich mit dem Vorteil, dass die Berater unsere Organisation genauso gut kennen wie wir selbst.

Das setzt eine Menge Vertrauen voraus…

Richtig. Das notwendige gegenseitige Vertrauen beinhaltet auch, dass wir unseren Recruitern sehr offen gegenübertreten. Ein Berater kann nur erfolgreich sein und die richtigen Mitarbeiter für eine Organisation finden, wenn er die zu besetzende Stelle sowie die Organisation und die in ihr handelnden Personen sehr gut kennt. Letztlich ist niemandem geholfen, wenn ein gerade eingestellter neuer Mitarbeiter nach wenigen Wochen wieder den Hut nimmt, weil entweder der Mitarbeiter sich falsche Vorstellungen von Stelle oder Unternehmen gemacht hat oder umgekehrt, der Mitarbeiter vom Unternehmen falsch eingeschätzt wurde.

Insofern ist eine Schulung des Personalberatungsmitarbeiters in Sachen interner Abläufe nötig?

Wenn ein Recruiter bzw. Personalberater für uns tätig wird, bekommt er grundsätzlich eine umfassende Einführung in die zu besetzende Stelle und die Organisation. Er soll auch die Themen kennenlernen, die für unsere Kunden, seien es interne oder externe Kunden, wichtig sind, und er soll unsere Philosophie und unser Betriebsklima mit allen Eigenheiten verstehen. Dazu ist es sinnvoll und geboten, dass er unsere Aufgaben intern und unsere Produkte kennenlernt, sowie dass er sich mit Führungskräften trifft und einen bestmöglichen Einblick in unsere Organisation bekommt, indem er viele Akteure im Unternehmen kennenlernt, sowie genauso das Miteinander und das Betriebsklima. Schließlich: Allein aus der Stellenbeschreibung kann kein potenzieller Mitarbeiter herauslesen, wie der soziale Umgang im Unternehmen ist. Und der ist in jeder Firma anders, geprägt auch von den Eigenheiten der Organisation. Das muss der Personalberater wissen, transportieren können und bei der Auswahl berücksichtigen, um einen „cultural fit“ des Bewerbers beurteilen zu können.

Sind die Personalberater vom Facharbeiter bis zur Führungskraft zuständig?

Unsere neuen Auszubildenden sucht unsere Ausbildungsleiterin zusammen mit unseren aktuellen Azubis aus. Bei der Besetzung von freien Stellen, bei denen wir hinreichend gute interne Kandidaten haben, verzichten wir auch auf eine externe Personalsuche und auf externe Unterstützung bei der Stellenbesetzung. Ansonsten suchen wir die Unterstützung durch den externen Profi sowohl bei der Besetzung der Position eines Facharbeiters als auch der einer Führungskraft.

Ist die Übertragung der Mitarbeiterrekrutierung der tendenziell abnehmenden Zahl von Fachleuten auf dem Arbeitsmarkt geschuldet?

Durchaus, aber es ist auch Ausdruck eines allgemeinen Trends, was sich HR-Transformation nennt und eine Weiterentwicklung und Professionalisierung der Personalabteilungen darstellt: Einfach gesprochen, heißt dies, man beschränkt sich in dem was man tut auf das, was man meint sehr gut zu können und sehr wichtig ist und holt sich Profis für die Aufgaben, bei denen man die Expertise eher bei Externen sieht. Ziel ist es dabei, möglichst Qualität zu steigern und gleichzeitig Kosten zu reduzieren. Ein spezialisierter externer Recruiter mit dem Wissen um Betriebsinterna findet nach unserer Erfahrung die besten Mitarbeiter. Zudem verschafft eine solche Aufgabenteilung der Personalabteilung Zeit, sich um ihre anderen wichtige Aufgaben zu kümmern. Letztlich aber ist eine HR – Transformation immer nur so gut und erfolgreich, wie die Personen, die dabei handeln, d.h. entscheidend ist, wie gut und professionell die für uns tätigen Mitarbeiter und Berater sind.  Dieser beschriebene Trend zur Professionalisierung im Bereich des Recruitings ist besonders deshalb wichtig, weil der Fachkräftemangel die Bedeutung des Recruitings insgesamt verstärken wird und das erfolgreiche Werben um Talente für den Erfolg von Unternehmen immer entscheidender werden wird.

In der quirligen Metropole Berlin sucht Susanne Voltmer Fach- und Führungskräfte für die Pharma- und Chemieindustrie.

Berlin, S-Bahnhof Friedrichstraße, 12 Uhr mittags: Das Bild einer quirligen Metropole. Pkws, Stoßstange an Stoßstange, warten auf  grünes Licht. Straßenbahnen schieben sich ratternd und quietschend über die Schienen, spucken an den Haltestellen bunte Menschenhäufchen aus. Fußgänger drängeln sich eng aneinander vorbei und die Geräusche  der Großstadt vermischen sich zu einer lauten Melange. Die Szene ist so gar nicht in Einklang zu bringen mit Mangel. Und trotzdem herrscht Mangel - Mangel an gut ausgebildeten Fachkräften. Susanne Voltmer weiß das aus täglichem Erleben. Sie arbeitet beim Personaldienstleister Randstad und hat auch hier in der Friedrichstraße 148 ihr Büro. Ihr Auftrag: Für Unternehmen der Pharma- und Chemieindustrie Fach- und Führungskräfte zu rekrutieren. Randstad bietet mit 500 Niederlassungen in rund 300 Städten Unternehmen umfassende Personalservice-Konzepte. Mit dem spezialisierten Serviceangebot der  Personalberatung und –vermittlung ist Randstad an 22 Standorten in Deutschland vertreten und branchenübergreifend tätig. „Unsere Herausforderung ist nicht die Stabilisierung der Auftragslage, die ist hervorragend“, bekennt sie lächelnd, „sondern für die Vakanzen die passenden Kandidaten zu finden“. Die Wirtschaft kann wieder einstellen. Auch in Voltmers Arbeitsfeld: Die Chemie hat die große Krise hinter sich gelassen. Pharma war von ihr kaum betroffen, denn auch in wirtschaftlich schlechten Zeiten ist Medizin vonnöten -  wahrscheinlich sogar mehr als gewöhnlich. 

„Vom Facharbeiter bis zur Geschäftsführungsebene“

Aber so einfach ist das mit dem Einstellen nicht. Seit Jahren schon sinkt die Zahl der Schulabgänger und damit der künftigen potenziellen Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu verabschieden sich immer mehr gestandene Fachleute nach ihrem Arbeitsleben in den Ruhestand. Diese Situation bekommen auch die Unternehmen der Branche zu spüren. „Es wird für die Personalabteilungen, gerade in den mittelständischen Firmen, immer schwieriger, die zumeist anspruchsvollen Stellen aus dem immer kleiner werdenden Bewerberangebot mit den richtigen Mitarbeitern zu besetzen“, betont Voltmer. Denn der Zeit- und Ressourcenaufwand für Rekrutierungen ist enorm gestiegen, um die gut ausgebildeten und wechselwilligen Bewerber zu finden. Eine Anzeige in der Zeitung allein hilft schon lange nicht mehr. Mehr und mehr Unternehmen beauftragen deshalb auch Personaldienstleister, um die richtigen Kandidaten zu finden. Und zwar „vom hochqualifizierten Facharbeiter bis in die Geschäftsführungsebene in sämtlichen Qualifikationssparten - je nachdem, was die Unternehmenskunden wünschen“, so Voltmer. Natürlich, auch für sie ist die Arbeit sehr zeitaufwändig, mit langen Recherchen, ausführlichen Gesprächen in den Unternehmen, ihren Fachabteilungen und mit den Bewerbern verbunden.

„Menschenkenntnis und Empathiefähigkeit“

„Aber ein Personaldienstleister hat Vorlauf“, so Voltmer: Zum einen durch die eigene Bewerberdatenbank, die sich aus dem Netzwerk der Randstad Personaldienstleistungsstandorte in Deutschland ergibt. Zum anderen werden bei einem Auftrag, intern Projekt genannt, gezielt Online-Bewerberdatenbanken wie etwa Monster und Stepstone durchforscht oder dort konkrete Anzeigen geschaltet. Zudem sind Voltmer und Kollegen auch ohne konkreten Auftrag immer in der „pro-aktiven, permanenten Bewerberansprache“. Fachkenntnis sei nötig, um die richtigen Kandidaten auszuwählen. Susanne Voltmer ist von Haus aus Diplomingenieurin für Lebensmitteltechnologie. Sie hält sich zudem immer über das Neuste in der Branche auf dem Laufenden. Dies, jede Menge „Menschenkenntnis und Empathiefähigkeit“  sowie die genaue Absprache mit den Unternehmen versetzen sie in die Lage, den Firmen die richtigen Bewerber auszusuchen, fachlich und menschlich. Dabei geht „Qualität vor Quantität“. Die letzte Entscheidung ist natürlich dem Unternehmen vorbehalten. Das gilt auch für Projekte, bei denen die komplette Bewerberadministration vom Personaldienstleister übernommen wird. Die ausgelagerte Rekrutierung von Mitarbeitern über Dienstleister ist eine echte „win-win-Situation“, sagt Voltmer. Sie als „vermittelnde Brücke zwischen Firma und Bewerber“ bringe die passenden Partner zusammen, die sich sonst möglicherweise nicht gefunden hätten.